La normativa de registro horario en España exigirá desde 2026 un control horario digital obligatorio para todas las empresas, eliminando métodos manuales como papel o Excel.
Esta ley garantizará el registro preciso de entradas, salidas, pausas y horas extras, con sistemas fiables e inalterables accesibles para trabajadores e inspecciones laborales.
Origen de la normativa de registro horario
La obligación surge del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, exigiendo registrar la jornada laboral diaria. En 2026, ya tenemos un borrador del Real Decreto que elevará requisitos: pasa de simples hojas de cálculo a sistemas digitales con trazabilidad completa, respondiendo a sentencias del Tribunal de Justicia de la UE y miles de multas de la Inspección de Trabajo por métodos inadecuados.
El borrador de Real Decreto trata de cumplir los siguientes objetivos:
- Prevenir fraudes en horas extras y descansos.
- Facilitar cálculos de salarios y cotizaciones a la Seguridad Social.
- Proteger derechos laborales con datos accesibles y verificables.
Afecta a empresas, pymes, autónomos con empleados y cualquier centro de trabajo, sin excepciones por tamaño o sector.
Próxima Normativa de registro horario 2026
El borrador de Real Decreto pretende regular en detalle la obligación que todas las empresas tienen de implantar y mantener un sistema de registro diario de la jornada laboral detalla obligaciones claras y prácticas:
- Formato exclusivamente digital. Quedan prohibidos el papel, las apps manipulables o los Excel sin logs (registros de las actividades, errores o cambios realizados en el sistema.
- Información obligatoria por fichaje. Es necesario registrar la hora de inicio, el fin de jornada, las pausas, horas extras, compensaciones y cualquier modificación (especificando autor, fecha y motivo).
- Inalterabilidad garantizada. No es posible borrar o editar registros sin dejar rastro auditables.
- Conservación mínima. Deben garantizarse unos cuatro años accesibles electrónicamente para trabajadores, empresa y autoridades.
- Acceso transparente. Los empleados consultan sus datos en tiempo real; la empresa genera informes automáticos para inspecciones.
Para cumplir estas obligaciones, los sistemas informáticos deben resistir manipulaciones y soportar auditorías masivas, con exportación inmediata en formatos estándar (PDF o formato Excel).
Plazos previstos para implantar el registro horario
Una vez aprobado el Real Decreto las empresas dispondrán de un tiempo prudencial para adaptar su sistema de control horario a la nueva normativa.
¿Quién deberá cumplir la normativa de registro horario 2026?
Abarca todas las empresas con al menos un trabajador.
Sanciones por incumplir registro horario 2026
Infracciones tipificadas en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):
- Leves: 626-6.250€ (ausencia total de registro).
- Graves: 6.251-187.515€ (sistemas manipulables o sin trazabilidad completa).
- Muy graves: Hasta 825.000€ (fraude sistemático o reincidencia).
Pasos para implantar control el horario digital
Para cumplir la norma de registro horario te proponemos seguir los siguientes pasos:
- Auditoría interna. Evalúa el método actual (papel/Excel/app) e identifica qué cambios habría que implementar para cumplir con la normativa de registro horario.
- Elegir un software de control horario certificado. Prioriza apps con QR, NFC, geolocalización opcional y registros inalterables.
- Configuración. Personaliza fichajes por departamento/turno; intégralo con nóminas.
- Formación de empleados. Planifica una hora de sesión explicativa.
- Simulaciones de inspección. Simula una inspección y genera los primeros informes.
- Mantenimiento. Las actualizaciones se generan de forma automática.
Preparación para inspecciones laborales 2026
En cada inspección se solicitará:
- Registros diarios individuales (últimos 3 meses mínimo).
- Informes agregados (horas extras, jornada media).
- Prueba de inalterabilidad (registro de cada modificación).
Antea CheckIn permite descargar los datos solicitados en un clic.
Preguntas frecuentes sobre la normativa de registro horario de 2026
No, sólo si contratas personal.
Sólo excepcionalmente; es preferible no utilizar métodos biométricos debido a la RGPD.
Voluntario y justificado; no invasivo.
Digitalizarlos al nuevo sistema durante el período de transición.
No siempre; es posible encontrarse con registros inmediatos.